Office- en procescoördinator 

De collega die overzicht brengt, afspraken bewaakt en zorgt dat werk niet blijft liggen. 

 

Standplaats: Harderwijk 

Omvang: 24-32 uur per week 

Dienstverband: Contractbasis 

​

WAAROM DEZE FUNCTIE? 

Bilan groeit. Daarom zoeken we een collega die rust en structuur brengt in alles wat achter de schermen moet gebeuren. Iemand die vooruitkijkt, initiatief neemt, afspraken opvolgt en zaken afrondt. Zo houden we samen ruimte voor waar Bilan voor staat: mensen begeleiden, ontwikkelen en verbinden. 

Samen kom je verder. Bij Bilan werken we als team vanuit gelijkwaardigheid. We hebben ieder onze eigen taken, rollen en verantwoordelijkheden, maar als mens zijn we gelijkwaardig. We spreken elkaar aan, helpen elkaar waar nodig en dragen samen verantwoordelijkheid voor het geheel. 

​

DOEL VAN DE FUNCTIE 

Als Office- en procescoördinator zorg je dat de dagelijkse organisatie en de processen rondom onze trajecten soepel lopen. Je verbindt collega-coaches, UWV, opdrachtgevers en andere betrokken organisaties en ondersteunt het team bij planning, correspondentie, dossiers, rapportages, documentbeheer, overleggen en de opvolging van afspraken. Binnen jouw werkgebied neem je verantwoordelijkheid voor de organisatorische voortgang: je organiseert, bewaakt, signaleert, spreekt aan waar nodig en rondt af. 

​

DIT GA JE DOEN

• Je coördineert de administratieve processen rondom trajecten en bent daarin een centraal aanspreekpunt voor circa 25 collega-coaches, UWV, opdrachtgevers en andere betrokken organisaties. Je bewaakt dat afspraken, informatie en acties tijdig en volgens de afgesproken werkwijze worden opgevolgd. Je houdt caseload-, capaciteits- en voortgangsoverzichten actueel en signaleert knelpunten of achterstanden. 

• Je beheert agenda’s, afspraken, centrale mailboxen en terugbelverzoeken en zorgt dat acties worden opgevolgd. 

• Je bereidt overleggen voor en verwerkt agenda’s, stukken, besluiten en actielijsten. 

• Je bewaakt rapportage-, dossier- en procesdeadlines, controleert administratieve volledigheid en vraagt ontbrekende informatie op. 

• Je zet rapportages en documenten administratief gereed en verzorgt de verdere verwerking en verzending. 

• Je ondersteunt bij het organiseren van trainingen, bijeenkomsten en interne activiteiten praktisch. 

• Je beheert formats, versies, centrale documenten en praktische werkprocessen en verzamelt administratieve gegevens voor de verantwoordelijke collega’s. 

 

WAT VERWACHTEN WE VAN JOU? 

• Je staat stevig in je rol: vriendelijk en menselijk, maar ook duidelijk. Je durft collega’s aan afspraken te houden en komt terug op wat nog openstaat. 

• Je neemt eigenaarschap, ziet werk liggen, stelt prioriteiten en maakt zaken af. 

• Je houdt overzicht als er veel tegelijk speelt en kunt goed schakelen tussen verschillende mensen en werkzaamheden. 

• Je werkt zorgvuldig en betrouwbaar, ook met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. 

• Je communiceert helder, warm en professioneel, mondeling én schriftelijk. 

• Je werkt zelfstandig en weet ook wanneer afstemming met een collega nodig is. 

• Je voelt je thuis in een groeiende organisatie waar processen blijven ontwikkelen en waar we samen verantwoordelijkheid nemen. 

​

WAT BRENG JE MEE

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau en relevante ervaring in een ondersteunende, coördinerende of secretariële functie. 

• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint/OneDrive. Ook nieuwe cliënt-, plannings- en registratiesystemen maak je je snel eigen. 

• Bij voorkeur ervaring met re-integratie, participatie, UWV-trajecten, gemeenten of vergelijkbare dienstverlening. 

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en bij voorkeur woonachtig in Harderwijk of omgeving. 

• Ervaring met cliëntdossiers, planning of CRM-systemen is een pré. 

 

WIE PAST BIJ BILAN? 

We zoeken niet naar één type mens of naar een perfect cv. We zoeken een collega die professioneel én menselijk werkt, nieuwsgierig is naar verschillende perspectieven en prettig samenwerkt met mensen die van elkaar verschillen. Verschillen in achtergrond, taal, ervaring, identiteit en manier van denken zien we als iets dat ons team kan verrijken. Wat ons verbindt, is dat we elkaar als mens gelijkwaardig benaderen. 

 

WAT KUN JE VAN ONS VERWACHTEN? 

• Een betekenisvolle rol binnen een groeiende, mensgerichte organisatie. 

• Een klein en betrokken team waarin gelijkwaardigheid, professionaliteit en eigenheid belangrijk zijn. 

• Duidelijke verantwoordelijkheden én ruimte om binnen jouw rol zelfstandig te handelen en mee te denken. 

• Een zorgvuldige inwerkperiode, goede afstemming en ruimte om processen slimmer en werkbaarder te maken. 

• Mogelijkheden om je verder te ontwikkelen in procescoördinatie, Microsoft 365 en de re-integratiebranche. 

• Een werkplek in Harderwijk. 

• 24 vakantiedagen, 1 juli verplichte vrije dag, reiskostenvergoeding. 

• Een salaris van € 3100 tot € 3600 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 40 uur 2026, afhankelijk van opleiding en ervaring. 

​

PRAKTISCHE GEGEVENS

Bij Bilan kiezen we bewust voor persoonlijk kennismaken. Ons team op locatie Harderwijk bestaat uit vier betrokken collega’s die je graag vanuit oprechte nieuwsgierigheid leren kennen. In twee, maximaal drie gesprekken onderzoeken we samen of er een goede match is. Daarbij gaat het niet alleen om wat jij kunt, maar ook om wie je bent en of we prettig met elkaar kunnen samenwerken. 

​

Functietitel: Office- en procescoördinator 

Standplaats: Harderwijk 

Uren: 24-32 uur per week verdeeld over 4/5 dagen 

Startdatum: Zo snel mogelijk 

Solliciteren: Stuur je (vooral authentieke) motivatie vóór 1 december 2026 naar info@bilancoaching.nl. 

Herken jij jezelf hierin? Dan maken we graag kennis met je.

 

Twijfel je of je aan ieder punt voldoet? Reageer gerust. We kijken naar ervaring, motivatie én naar wat jij als mens en collega toevoegt.